Artikel 1 – Begrippen

1.1. Algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen de opdrachtgever en Talentindex met betrekking tot opleidingen, coaching en consultancy.

1.2. Opdrachtgever
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Talentindex onderhandelt over het verstrekken van een opdracht of zich inschrijft voor een opleiding, coachingstraject of consultancy.

1.3. Opdrachtnemer (Talentindex)
Talentindex BV, met hoofdkantoor gevestigd in Gent, die opleidingen, coaching en consultancy aanbiedt aan bedrijven en organisaties.

1.4. Trainer / Coach / Consultant
Een zelfstandig werkende professional die in naam van Talentindex werkzaamheden verricht, zoals het geven van trainingen, coaching of consultancy.

1.5. Overeenkomst
De door de opdrachtgever en Talentindex ondertekende opdracht, gezamenlijk met deze algemene voorwaarden.

Artikel 2 – Toepasselijkheid algemene voorwaarden

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle met Talentindex tot stand gekomen overeenkomsten met betrekking tot opleidingen, coaching en consultancy. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever, in welke vorm dan ook, wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.

2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover zij tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen. Aan dergelijke afwijkingen kunnen geen rechten worden ontleend met betrekking tot toekomstige overeenkomsten of andere rechtsverhoudingen.

2.3. Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig zijn of niet rechtsgeldig worden verklaard, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen zullen in overleg treden om de ongeldige bepaling te vervangen door een regeling die de oorspronkelijke intentie zoveel mogelijk benadert, met behoud van de algemene strekking van deze voorwaarden.

2.4. Indien deze algemene voorwaarden in een andere taal dan het Nederlands zijn opgesteld, zal in geval van een geschil over de interpretatie de Nederlandse versie bindend zijn.

Artikel 3 – Diensten

3.1. Talentindex biedt opleidingen, coaching en consultancy aan bedrijven en organisaties.
3.2. De inhoud, duur en tarieven van de diensten worden gespecificeerd in de overeenkomst of offerte.
3.3. Talentindex behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in een opleidings-programma, de locatie of de planning indien nodig. Wijzigingen kunnen plaatsvinden in geval van overmacht, onvoldoende inschrijvingen, de onbeschikbaarheid van een trainer, logistieke problemen of andere onvoorziene omstandigheden die de kwaliteit of haalbaarheid van de opleiding beïnvloeden.

Artikel 4 – Totstandkoming van de overeenkomst

4.1. Een overeenkomst tussen Talentindex en de opdrachtgever komt tot stand op het moment dat de door beide partijen ondertekende overeenkomst of opdrachtbevestiging, inclusief de op basis van wet- en regelgeving noodzakelijke gegevens, door Talentindex is ontvangen. Voor consumenten die zich zelfstandig (niet via hun werkgever) inschrijven voor een opleiding, geldt een wettelijke bedenktijd van 14 dagen.

4.2. De overeenkomst vervangt en komt in de plaats van alle eerdere voorstellen, correspondentie, afspraken of andere communicatie, zowel schriftelijk als mondeling.

4.3. De opdrachtgever kan een reeds geplaatste opdracht vóór de totstandkoming van een overeenkomst enkel annuleren met toestemming van Talentindex, en mits volledige schadeloosstelling en vergoeding van alle reeds door Talentindex gemaakte kosten.

4.4. Wijzigingen in de opdracht, waaronder een uitbreiding van reeds opgedragen werkzaamheden, binden Talentindex enkel indien en zodra deze wijzigingen schriftelijk door Talentindex zijn bevestigd.

Artikel 5 – Offertes en overeenkomsten

5.1. Door een offerte te aanvaarden of door zich in te schrijven voor een opleiding in open aanbod met een specifieke start- en einddatum, verklaart de klant zich akkoord met deze algemene voorwaarden.

5.2. Offertes bevatten een inhoudelijk en financieel voorstel en zijn geldig gedurende de in de offerte vermelde periode.
5.3. Offertes zijn enkel bestemd voor de opdrachtgever en mogen niet gedeeld worden met derden zonder toestemming van Talentindex.
5.4. Aanvaarden van de offerte en voorwaarden, gebeurt door bevestiging per mail of door het terugsturen van een ondertekend exemplaar of bestelbon.
5.5. Zodra data worden vastgelegd, zijn er kosten verbonden aan annulatie of verplaatsing, aangezien op kortere termijn vaak geen vervangopdracht kan worden gevonden voor trainers.

Artikel 6 – Uitvoering van de overeenkomst

6.1. Talentindex voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen, conform de eisen van professionaliteit en een zorgvuldige opdrachtnemersrol. De diensten worden geleverd door een of meerdere trainers, coaches of consultants die in naam van Talentindex werken.

6.2. De verplichting van Talentindex is een inspanningsverplichting en geen resultaatsverbintenis. Dit betekent dat Talentindex zich maximaal zal inspannen om de diensten kwalitatief en professioneel uit te voeren, zonder garantie op een specifiek resultaat.

6.3. Het inschakelen van derden bij de uitvoering van de opdracht door een van de partijen gebeurt uitsluitend in onderling overleg.

6.4. De opdrachtgever aanvaardt dat wijzigingen in de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht impact kunnen hebben op de tijdsplanning en kosten. Indien partijen tussentijds overeenkomen om de opdracht uit te breiden of te wijzigen, kunnen bijkomende kosten in rekening worden gebracht.

6.5. Indien een wijziging in de opdracht of uitvoering noodzakelijk wordt door toedoen van de opdrachtgever, zal Talentindex de vereiste aanpassingen doorvoeren om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen. Indien deze wijzigingen leiden tot meerwerk, dient dit als een aanvullende opdracht door de opdrachtgever schriftelijk bevestigd te worden. Indien de opdrachtgever na een schriftelijke aanmaning niet binnen veertien dagen tot bevestiging overgaat, is Talentindex gerechtigd de overeenkomst onmiddellijk en zonder rechterlijke tussenkomst te beëindigen, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn.

Artikel 7 – Vervanging

7.1. Talentindex zal in overleg treden met de opdrachtgever indien vervanging van een overeengekomen trainer, coach of consultant noodzakelijk blijkt. Dit kan het geval zijn bij overmachtssituaties zoals ziekte, verlof van langere duur, vertrek of onvoorziene omstandigheden die de uitvoering van de opdracht beïnvloeden.

7.2. In dergelijke gevallen zal Talentindex zich inspannen om een gelijkwaardige vervanger aan te stellen en voorafgaand overleg voeren met de opdrachtgever om de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen.

Artikel 8 – Facturering, betaling en afsluiting

8.1. De factuur wordt opgestuurd na inschrijving (open aanbod) of na het verzorgen van een opdracht (incompany aanbod).
8.2. Facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen.

8.3. Indien de betaling niet binnen de gestelde termijn is voldaan, is Talentindex gerechtigd om een rente in rekening te brengen, gelijk aan de dan geldende wettelijke rente vermeerderd met 2%, alsook een forfaitaire schadevergoeding voor de administratieve kosten van €25 per herinnering. De rente wordt berekend vanaf de vervaldatum van de factuur tot de dag waarop de betaling door Talentindex is ontvangen.

8.4. Alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten die Talentindex maakt als gevolg van de niet-nakoming van de betalingsverplichting door de opdrachtgever, zijn volledig voor rekening van de opdrachtgever.

8.5. De opdracht wordt in financiële zin als afgesloten beschouwd wanneer de opdrachtgever de eindafrekening heeft goedgekeurd. Indien de opdrachtgever niet binnen 30 dagen na de eindafrekening reageert, wordt deze geacht stilzwijgend te zijn goedgekeurd.

8.6. De opdrachtgever is niet bevoegd haar betalingsverplichtingen jegens Talentindex op te schorten of te verrekenen met eventuele vorderingen die zij op Talentindex zou hebben.

8.7. Is een inschrijving in open aanbod al betaald, maar annuleer je je inschrijving? Dan wordt het verschil tussen inschrijvingskost en annulatiekost binnen de 2 weken op je rekening terugbetaald. Je ontvangt daarbij een creditnota.

Artikel 9 – Annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden

9.1. Verplaatsen van overeengekomen uitvoeringsdata

• De opdrachtgever is gebonden aan de afgesproken uitvoeringsdata. Een verplaatsing kan enkel plaatsvinden met uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring van Talentindex.
• Indien een verplaatsing wordt goedgekeurd, geldt de volgende regeling:
1. Tot vier weken (28 dagen) voor de start: kosteloze verplaatsing mogelijk.
2. Minder dan een week voor de start: de opdrachtgever is het volledige bedrag van de overeengekomen werkzaamheden verschuldigd.

9.2. Annulering van overeengekomen werkzaamheden
Bij annulering door de opdrachtgever gelden de volgende kosten:

1. Tot vier weken (28 dagen) voor de start: kosteloze annulering.
2. Tussen vier weken (28 dagen) en twee weken (14 dagen) voor de start: 50% van het totale offertebedrag is verschuldigd.
3. Tussen veertien dagen en een week voor de start: 75% van het totale offertebedrag is verschuldigd.
4. Minder dan een week voor de start: 100% van het totale offertebedrag is verschuldigd.

9.3. Annulering van opdrachten met een doorlopende looptijd
Voor opdrachten die voor een bepaald aantal dagen per week of maand zijn vastgelegd, geldt:

• Annulering binnen de lopende contractperiode dient minimaal twee maanden vooraf schriftelijk te gebeuren.
• Alle activiteiten die binnen deze twee maanden vallen, worden in hun geheel in rekening gebracht.

9.4. Een inschrijving voor een opleiding in open aanbod kan op elk moment en zonder extra kosten doorgeven worden aan iemand anders (een collega, vriend, kennis). Breng in dat geval Talentindex daarvan vooraf op de hoogte.

Artikel 10 – Annulering of wijziging door Talentindex

10.1. Talentindex behoudt zich het recht voor om een opleiding of coachingstraject te verplaatsen of te annuleren bij onvoldoende inschrijvingen, overmacht of andere onvoorziene omstandigheden.
10.2. Als er onvoldoende deelnemers zijn, kan een opleiding in open aanbod zonder verdere gevolgen geannuleerd worden, minimaal twee weken voor de startdatum. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
10.3. In geval van overmacht (bv. ziekte van de trainer, logistieke problemen) zal Talentindex alles in het werk stellen om een alternatieve datum te vinden. Als dit niet mogelijk is, wordt de overeenkomst zonder verdere gevolgen ontbonden.

Artikel 11 – Ontbinding van de overeenkomst

11.1. Beide partijen hebben in de volgende gevallen het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk, zonder ingebrekestelling en zonder schadevergoeding, met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden:

1. a) Door de opdrachtgever: Indien Talentindex toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen en dit verzuim niet herstelt binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling.
2. b) Door beide partijen: Indien een partij een verplichting uit de overeenkomst niet nakomt en deze tekortkoming van zo’n ernstige aard is dat de andere partij de voortzetting van de overeenkomst in redelijkheid niet kan vergen. Indien de niet-nakomende partij, na schriftelijke ingebrekestelling per aangetekende brief, nalatig blijft om binnen 30 dagen de verplichting alsnog na te komen of corrigerende stappen te nemen, kan de overeenkomst worden ontbonden.
3. c) Door beide partijen: Indien een van de partijen surseance van betaling aanvraagt of failliet wordt verklaard.

11.2. Gevolgen van ontbinding
De ontbinding van de overeenkomst betekent dat partijen niet langer verplicht zijn de overeenkomst verder na te komen. Verplichtingen die zijn ontstaan vóór het moment van ontbinding, zoals betalingsverplichtingen en geheimhoudingsverplichtingen, blijven onverminderd van kracht.

11.3. Procedure van ontbinding
Ontbinding van de overeenkomst dient schriftelijk en per aangetekende brief aan de andere partij te worden bevestigd.

Artikel 12 – Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

12.1. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst verkrijgen.
12.2. Talentindex verwerkt persoonsgegevens volgens de geldende privacywetgeving. Gegevens kunnen op eenvoudig verzoek worden ingezien of verwijderd.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid

13.1. Talentindex is niet aansprakelijk voor schade, direct of indirect, voortvloeiend uit de uitvoering van haar diensten, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid.
13.2. De aansprakelijkheid van Talentindex is in elk geval beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht.

Artikel 14 – Intellectueel eigendom

14.1. Modellen, technieken, instrumenten en andere intellectuele eigendommen die worden gebruikt in het kader van een opleiding, coaching of consultancy door Talentindex, blijven te allen tijde eigendom van Talentindex, tenzij deze reeds aan derden toekomen. Dit omvat onder meer cursusmateriaal, documentatie, software, methodieken en andere door Talentindex ontwikkelde producten. Openbaarmaking, hergebruik of verdere verspreiding door de opdrachtgever of derden is enkel toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Talentindex.

14.2. De opdrachtgever heeft het recht om verstrekte documenten en materialen te gebruiken en te vermenigvuldigen binnen de eigen organisatie, voor zover dit past binnen het doel van de opdracht. Dit gebruiksrecht is niet overdraagbaar aan derden en eindigt 1 jaar na de afronding van de opleiding of opdracht, tenzij anders overeengekomen.

14.3. In geval van tussentijdse beëindiging van de opdracht blijven de reeds verstrekte materialen en intellectuele eigendomsrechten eigendom van Talentindex en zijn de bepalingen van dit artikel van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15 – Geheimhouding

15.1. Beide partijen verbinden zich ertoe om alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking verkrijgen, geheim te houden en te beschermen tegen onbevoegde toegang. Alle redelijkerwijs te nemen voorzorgsmaatregelen zullen worden getroffen om de vertrouwelijkheid van ontvangen gegevens te waarborgen.

15.2. In de individuele overeenkomst tussen Talentindex en de opdrachtgever kunnen nadere bepalingen worden opgenomen over de geheimhouding en verwerking van gevoelige informatie.

Artikel 16 – Overmacht

16.1. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke onvoorziene en van de wil van Talentindex onafhankelijke omstandigheid die de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert. Hieronder vallen onder andere, maar niet uitsluitend: oorlog, oproer, stakingen, pandemieën, overheidsmaatregelen, transportproblemen, brand, stroomuitval, tekorten aan arbeidskrachten en andere ernstige verstoringen binnen Talentindex of haar samenwerkingspartners.

16.2. In geval van overmacht worden de verplichtingen van de getroffen partij geheel of gedeeltelijk opgeschort zolang de overmacht voortduurt, zonder dat partijen over en weer tot enige schadevergoeding verplicht zijn.

16.3. De partij die door overmacht wordt getroffen, dient de andere partij schriftelijk op de hoogte te stellen, met een toelichting over de verwachte impact en duur van de situatie.

Artikel 17 – Fouten in communicatie

17.1. Talentindex doet er alles aan om fouten in communicatie en brochures te vermijden.
17.2. De correcte prijs is de prijs zoals vermeld op de website. Bij foutieve prijscommunicatie kan de inschrijving geannuleerd worden zonder verdere gevolgen.

Artikel 18 – Klachten en geschillen

18.1. Indien een van de partijen van mening is dat er sprake is van een geschil, dient zij de andere partij zo spoedig mogelijk schriftelijk te informeren, met een korte toelichting over het onderwerp van het geschil. Vervolgens zullen vertegenwoordigers van Talentindex en de opdrachtgever, of door hen aangewezen personen, gezamenlijk proberen om tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te komen. Pas indien binnen een redelijke termijn geen acceptabele oplossing wordt gevonden, kunnen partijen het geschil voorleggen aan een bevoegde rechter of arbiter.

18.2. Indien een partij van mening is dat het geschil spoedeisend is en niet kan wachten op een onderhandelingstraject, behoudt deze partij het recht om zich direct tot de president van de bevoegde rechtbank te wenden voor een voorlopige voorziening.

18.3. Voor geschillen die voortvloeien uit of verband houden met een overeenkomst met Talentindex, is de rechtbank van Gent exclusief bevoegd om hierover te oordelen.

Artikel 19 – Toepasselijk recht

19.1. Op alle overeenkomsten tussen de opdrachtgever en Talentindex is het Belgisch recht van toepassing.

Klachtenprocedure

Wij streven naar kwaliteit en tevredenheid
Bij Talentindex doen we er alles aan om onze opleidingen, coaching en consultancy naar volle tevredenheid te laten verlopen. We begrijpen echter dat er situaties kunnen ontstaan waarin een deelnemer of opdrachtgever niet volledig tevreden is. In dat geval moedigen we aan om klachten zo snel mogelijk te melden, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken en onze dienstverlening verder kunnen verbeteren.

Stap 1: Informele klachtmelding

1. Klachten worden in eerste instantie besproken met de betrokken trainer, coach of consultant van Talentindex. Dit directe overleg heeft de voorkeur, omdat snelle communicatie vaak tot een oplossing leidt.
2. Indien het probleem hiermee niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de klacht formeel worden ingediend.

Stap 2: Formele klachtindiening

Indien een informele oplossing niet volstaat, kan de klacht schriftelijk worden ingediend bij Talentindex via info@talentindex.be Binnen twee werkdagen ontvangt u een bevestiging van de ontvangst.

De klacht moet minimaal de volgende informatie bevatten:

• Uw naam en contactgegevens
• Datum van de klacht
• Duidelijke omschrijving van de klacht en relevante details

Stap 3: Behandeling van de klacht

1. De klacht wordt geregistreerd en onderzocht door een verantwoordelijke binnen Talentindex.
2. Binnen één week wordt gekeken of er een informele oplossing mogelijk is.
3. Indien geen oplossing wordt gevonden, wordt u uitgenodigd voor een gesprek met een verantwoordelijke persoon binnen Talentindex.

Stap 4: Formele besluitvorming

1. Indien een gesprek niet tot een bevredigende oplossing leidt, wordt de klacht verder onderzocht door een onafhankelijke interne klachtenbehandelaar.
2. Binnen vier weken na ontvangst van de klacht wordt een schriftelijk besluit genomen, dat u samen met een verslag van de klachtprocedure wordt toegestuurd.

Stap 5: Externe klachtenbemiddeling

Indien u niet tevreden is met het definitieve besluit, kan u zich wenden tot een onafhankelijke bemiddelingsinstantie. Meer informatie hierover wordt verstrekt bij de besluitvorming. Talentindex zal zich onderwerpen aan het bindende advies van de bemiddelaar en eventuele uitspraken binnen een redelijke termijn opvolgen.

Registratie en vertrouwelijkheid

• Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend intern besproken met de betrokken partijen.
• Klachten en de bijbehorende documentatie worden minimaal 2 jaar bewaard.